【簡単】Googleスプレッドシートでできる簡単タスク管理術

こんにちは。

アクセスいただき、ありがとうございます。

 

アラサー独女の「生きるために何ができるの?」の管理人です。

 

 皆さんはタスク管理に何を使っていますか? ToDOリストアプリや手帳など、様々だと思います。管理人は、仕事でもプライベートでも、Googleスプレッドシートを利用しています。今回は、タスク管理をする中で、お世話になっているGoogleスプレッドシートの小技を紹介します。

 

それは、

条件付き書式を利用すること

です。

 

条件付き書式を利用すると、ある一定のルールに従って、スプレッドシートの書式設定をすることができます。そして、条件をカスタマイズができるので、自分に合ったルールを設定することができ、非常に便利です。

 

早速toDoリストに合わせた条件付き書式を設定方法を紹介します。

 

前提として、簡単なタスクリストを用意しました。

タスクの「大分類・タスク内容・詳細・期日・完了」だけの簡単な表です。

 

まず最初に、「完了」の時にその行がグレーになるルールの設定方法についてから設定します。

 

設定方法

表全体を選択して、右クリック、条件付き書式を選択します

この段階では、デフォルトで文字が入力されている、セルが緑に塗られます

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  1. 書式ルールのプルダウンから「カスタム書式」を選択します
  2. 下のボックスに式「=$G3="done"」を入れます=条件の設定
  3. 右下のバケツから、完了した時に塗り潰したい色を選択します=書式の設定

 

=$G3="done"」の解説

G列に完了ステータスを記入するルールなので、$G

横軸のタイトルをのぞき、タスクが開始されるのが3行目なので3

完了時にはdoneと入れるので、done、ここはOKでも完了でも済でもなんでもいいです

 

この表の場合は、たまたま完了ステータスがG列だったので、$G としましたが、ご自身のシートに合わせて数式はカスタムしてください。

ちなみに、$は絶対参照で、セルをコピーしても値がずれないようにするための記載方法です。

 

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次に、日付によって、行の色を変化させるルールを設定します。

 

本日日付や日付を超えてしまった物は、緊急で片付けたいですよね。

なるだけ、目を引く色で塗り潰しをしたい時、

書式ルールに「=$F3<=today()」と設定するだけです。

 

F列に完了ステータスを記入するルールなので、$F

本日を表すtoday() 

よりも小さいを表す<=

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本日が2020/02/09前提


ちなみに、2日前からも色を付けたいという場合は、

書式に「=$F3<=today()+2」の設定をして、前のルールよりも淡い色で塗り潰しを指定するだけです。

n日前をtoday()に+n するだけなので、簡単ですね。

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ここで、注意ポイントなのですが、条件付き書式は最初に設定した物が優先されるので、完了を表すルールを最初におかないと、いつまでもグレーアウトしません。条件付き書式は、ルールの優先度をいつでも並び替えすることができるので、間違って設定しても、焦る必要はありません。

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以上、簡単ではありましたが、タスク管理用のGoogleスプレッドシートの小技をご紹介しました。私は、一人分なら、Googleスプレッドシートで管理で十分だと思っているのですが、別の方法でもっといいタスク管理の方法をご存知だったり、他の小技をご存知の方は、コメントお待ちしております。

 

最後まで、お付き合いくださり、ありがとうございました。

それでは、次のブログまで。